Bye, bye Mail-Chaos

E-Mails überschwemmen Ihr Postfach? Bevor aus der Flut ein Tsunami wird, sollten Sie besser schwimmen lernen. Ein Kraulkurs in sechs Lektionen...

1. Startsprung

Betrachten Sie Ihren Mail- Account als das, was er ist: ein effizientes Werkzeug - einem Kugelschreiber gleich. Und der darf Sie schließlich auch nicht dauernd von der Arbeit ablenken.
Heißt: Widerstehen Sie dem Impuls, ständig nach neuen Mails zu schauen. Sollte Ihr E-Mail-Programm so eingestellt sein, dass es bei jeder eingegangenen Nachricht penetrant jubelt, schalten Sie es aus.

2. Freischwimmer

Wussten Sie, dass allein das Suchen, Finden, Öffnen und Schließen einzelner Mails täglich 25 Minuten kostet? Pro Woche sind das zwei verbummelte Stunden ...
Tipp: Lesen und beantworten Sie Ihre E-Mails nur ein- bis zweimal pro Tag zu fixen Terminen - wie früher Ihre Post. So können Sie Ihre restlichen Aufgaben konzentrierter erledigen, ohne sich selbst ständig zu unterbrechen. Und: Sie werden schneller beim Bearbeiten Ihrer E-Mails.

3. Schwimmtraining

Hunderte Mails, kein Überblick mehr?
Tipp: Legen Sie verschiedene Unterordner in Ihrer Inbox an. „Beantworten", „ Bearbeiten" (für Mails, die bearbeitet, aber nicht beantwortet werden müssen), „Später lesen" (z.B. für Newsletter), „Aufheben"(z.B. für elektronische Rechnungen). Das geht meist unter der Funktion Postfach -> Neues Postfach. Verschieben Sie eingehende Nachrichten systematisch dorthin. Bietet Ihr E-Mail-Programm Filter an, die Mails je nach Betreff oder Absender in einen Ordner schieben, nutzen Sie das!

4. 50-Meter-Bahn

Routine mag in Ihrer Beziehung für Langeweile sorgen, im Arbeitsalltag ist sie die Rettung.
Tipp: Hier die 6 Gebote der routinierten E-Mail-Kommunikation:
Spam ungeöffnet löschen (überhaupt sollten Sie einen effektiven Spam-Filter einrichten. Anleitung auf www.univie.ac.at).
Erste Zeilen jeder Nachricht lesen und diejenigen gleich beantworten, bei denen es weniger als 3 Minuten dauert.
Löschen Sie diese Nachrichten dann oder archivieren Sie sie.
Restliche Nachrichten in die Unterordner verschieben.
Bearbeitung aller Mails im Ordner „Beantworten". Bearbeiten aller Vorgänge aus dem Ordner „Bearbeiten".
Einmal pro Woche alle E-Mails aus dem Ordner „Später lesen" angehen.
Was länger als drei Wochen liegt: löschen.

5. Sprung vom 10-Meter-Brett

Fassen Sie jede E-Mail nur zwei Mal an. Einmal, um sie in den entsprechenden Ordner zu verschieben, ein zweites Mal, um sie zu lesen und zu bearbeiten.


6. Kraulen

Wie oft haben Sie schon die immer gleichen Sätze getippt? Zeitverschwendung!
Tipp: Legen Sie sich einen Unterordner „Vorlagen" an und speichern Sie dort Mails mit Textbausteinen, die Sie immer wieder benutzen. Auch hilfreich: Ein Software-Programm wie Ghoster Typer XML (Testversion auf: www.ghosttyper.de), mit dem Sie Textteile festlegen und woanders einfügen können.

Noch mehr Tipps für Ordnung in Ihrem Posteingang:

Wenn E-Mails nerven
Günter Weick, Wolfgang Schur
Eichborn Verlag

Ordnung halten für Dummies
Eileen Roth
Verlag Wiley Vch

Ordnung ins Chaos
Anne Brunner
Verlag Hanser Wirtschaft

Professionelles E-Mail-Management
Lars Becker
Gabler Verlag

Aktuell